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WPS降落在你家,高效协同轻松上手 NO.20220089


NO.20220089

WPS降落在你家,高效协同轻松上手

▍打破信息孤岛 翻高办公效率

 

企业办公高频日常不外乎处理及收发各式大量的文书数据,这之间隐藏着员工精力与时间的重复与浪费;某种程度上来说,是工作效率的慢性杀手。大多数企业文档皆分散在不同的子公司/部门/或信息系统,在协作能力不强或协作方式不成熟时,项目管理的效率就变得更低,沟通成本也大大增高。信息的流失率、不对称性,很多时候就成了项目推进频频受阻的头号元凶。

企业难点

举个例子:项目经理小强透过LINE群跟组内成员传递客户需求,不但信息很容易被淹没,组内成员也无法实时处理;小强仍要靠自己逐一跟进、执行、汇总结果。原本1个小时可以解决的需求,往往拖到1天或更久。 传统工作模式,需要设定一个总负责人,再通过多层级/多地域的数据回收,才能完成整个流程。

 

若透过WPS协作文文件或表格的方式进行,那么文档本身就成了一个项目管理的工具,由管理者列出所有相关的项目、进度明细和对应的负责人,所有项目参与者都可实时看到每个环节的进度更新,把所有信息和所有相关的人员实时分享,极大的减少了个体、部门之间的重复信息询问,打破信息的孤岛。 根据实际的测算评估,这种协作的方式基本上都能达到10倍以上的效率提升。

WPS文檔中心

▍打造轻业务系统 便捷协作

 

另一方面,企业中常见信息系统,包括OA、CRM、ERP等等,能完成企业大概30%-40%的流程管理,而其他60%以上需以非结构化数据的管理来完成,这往往会带来一个问题,即,通过一个传统的系统来完成这60%的流程,不定性会非常大,系统的维护周期也会很长。完成一个新需求的创建或进行系统的优化维护,也都需要耗费一周,或者一个月的时间。特别在一些中小微企里,很多业务都在摸索的过程中,是动态的,也就导致了系统的多变性。以电商为例,不同类型的活动层出不穷,产品组合及相对应的销售流程要时常进行弹性变动,且要在短期内达到整个流程的适配,包括市场策略、订单跟踪、物流配送、售后退换等等,非常需要一个能在短期内调整工作流程的系统。

 

这种环环相扣的工作模式,对内部或跨部门协作,都有更高的要求。在这种场景下,若企业运用传统标准化的程序去管理,那么系统的迭代速度往往会跟不上业务的发展。当文档由个体创建并且完成编辑,没有和其他团队成员或者其他事物发生关联的时候,那么这份文档就只是一份简单的数据储存。但当一个文档能够将各方团队人员串联起来,能够反映组织分工,那么一个文档就是一个灵活的轻业务系统,除了单次的项目管理,也可以复制并且在动态中进行沉淀数据。 因此,协同文档工具虽然能够很大程度上解决实际工作场景中的问题,但在工具的背后,也需要管理者系统性的思考和不断完善的管理流程。毕竟对于一家企业来说,一支高效的团队和有效的经营方法才是不断为企业创造价值的核心。