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【WPS 开放性云办公整合平台】私有化表单整合篇X快速汇总资料,串接内部流程系统,资料有效再利用 NO.20220085


NO.20220085
 

WPS 开放性云办公整合平台

私有化窗体整合篇 X 快速汇总数据,
串接内部流程系统,数据有效再利用

WPS 窗体

 

       企业核心办公软件不外乎有CRM、ERP、OA或KM等系统,而这些都在信息化的过程中,于不同时期向不同供货商所采购。因系统兼容或版本关系,彼此间数据无法串接和互通,将数据集中管理与有效分析运用;我们常看到公司每个部门都有自己习惯使用的系统去做管理,例如:会计部使用Excel报表管理、采购部使用ERP系统、业务部使用CRM系统等,因此工作流程上常造成重工或彼此之间数据对应不上的问题,使得人力与工时增加。因此,如何提升跨系统/领域之间数据交换的共享性与可被二次活化运用,对企业建构大数据分析营运平台显得重要。

 

       以窗体功能为例,一般做问卷调查大都使用免费软件,一次性统计数据完后就删除或另存excel档,但再次使用机率小,且每次搜集数据都独立创建,无法累积数据做趋势分析。今天要来跟大家分享WPS高度开放的云办公平台,如何整合「私有化窗体」篇的二个应用场景~

 

客户案例:XXX汽车配件公司
管理挑战:产品验收、出入库管理、维修保养记录

Before:

◆ 订单销货、来料验收或领料透过纸本管理,查看记录或库存状况不易

◆ 透过人工料卡纪录出入库易错误,而各单位自行于同一份Excel档维护,无法同时多人作业,信息整合需另耗用人力

◆ 入库时需再次确认物料正确性与仓库位置,造成不必要的重工

◆ 维修前后的照片透过手机/相机拍摄后再下载至计算机,需再打印下来比对后附上纸本维修单,费时费力

After:

◆ 制作验收在线窗体模板,人员手机登入立即填写,数据一键导出Excel表格,方便查找与管理

◆ 产品出入库在线填写,各项进出数据随时更新,生管一键查看料况,仓储作业效率提升,也方便后续查询追溯

◆ 维修状况的文字说明与照片可同时上传记录,前后比对更清晰,即不重复也不遗漏

◆ 透过私有化窗体与ERP工作流程串接,可将所有数据集中管理,做二次数据汇总与运用

 

客户案例:XXX观光饭店业
解决场景:员工排班与出缺勤、薪资计算、培训与测验

Before:

◆ 员工采纸本请假,每月算薪资需汇总打卡机及纸本出缺勤记录,作业零散且繁琐、有薪资问题无法实时查阅与解决

◆ 兼职人员排班时间常变动,常因修改纸本班表后,数据未实时同步给所有人,而造成人力调度问题

◆ 新员工专业或安全培训耗时费力,会后反馈搜集,纸本测验及批改皆耗时费力

After:

◆ 人员临时请假/出差可在线填表申请,并上传相关证明文件;窗体与内部薪资系统串接,可快速统计正确薪资;所有数据可导出制作工资表格,并以链接方式发给员工打开查看明细

◆ 建立每月排班表的协作表格,统一储存在云端,员工随时可登入查阅最新班表状况,任何修改实时同步更新储存

◆ 透过窗体建立问题,员工扫QR Code即填写意见或在线测验,高效核对作答及统计成绩,无时间地点限制